блог

архив

статьи

архив

Как превратить бесполезные совещания в полезные?

 

Вы вынуждены принимать участие в многочисленных совещаниях? Количество совещаний огромное, а эффективность низкая? Если эта проблемная зона у вас есть, то предлагаю вашему вниманию действенные методы, с помощью которых можно:

 

1. Снизить количество совещаний

 

2. Превратить бесполезные совещания в полезные и сделать их наиболее эффективными.

 

Предлагаю начать с анализа совещаний. И сделать это в первую очередь по своему подразделению, проанализируйте их на предмет вашего участия, возможно, проведение некоторых из них вы можете делегировать своим подчиненным. А также отследите насколько они результативны, актуальны и полезны.

 

Следующим шагом будет анализ совещаний, на которые приглашают вас коллеги из других подразделений. Проанализируйте повестку совещаний, цели и состав участников. Это поможет вам понять необходимость вашего участия. Если у вас возникли сомнения на этот счет или, например, повестка дня в приглашении отсутствует и не совсем понятна цель совещания, то смело запрашивайте дополнительную информацию у приглашающей стороны. А если вы будете на «пустые приглашения» всегда реагировать подобным образом, то и приглашающую сторону сможете научить «Правилам проведения совещаний», о которых информация будет указана в этом посте чуть ниже.

 

Итак, ваш запрос на получение дополнительной информации поможет вам понять необходимость вашего участия, заранее повлиять на время проведения и длительность совещания, добавить перерывы между блоками совещания.

 

Срочно сокращайте численность участников, если их количество достигло более 20 человек, в противном случае, могут возникать затяжные и неконтролируемый дискуссии.

 

После подобных манипуляций, поверьте, количество совещаний должно снизиться!

Теперь давайте поговорим о качестве совещаний. Для того, чтобы совещания были эффективными полезно соблюдать ряд правил:

 

1. Планируйте в течение дня не более 4-х встреч, при этом одна встреча должна длиться не более 1,5 часов. Эта рекомендация прямиком из «практики», такое количество встреч «реально» провести в течение дня (конечно, если соблюдать при этом и другие правила).

 

2. Тщательно подготавливайтесь к совещанию и давайте это сделать другим! Рассылайте приглашения с четко прописанными целями, темой, задачами. Совещания, благодаря подготовке, пройдут более организовано, исключат неопределенности и, тем самым, снизят стресс у участников совещания.

 

3. Устанавливайте регламент совещания и придерживайтесь его. Всегда найдется тот человек, который опоздает на совещание, рекомендую в таких случаях его не ждать и начинать всегда вовремя.

 

4. Фиксируйте достигнутые результаты, обязательно устно подводите «резюме» совещания, если остались вопросы, то лучше назначьте новую встречу, а текущую встречу закончите вовремя.

 

5. Оперативные совещания, в лучшем случае должны длиться не более 20 минут, в худшем случае не более 30 минут.

 

6. Шестое правило гласит «Создайте правила проведения совещаний в компании», оформите их в письменном виде и придерживайтесь установленных правил!

 

Ну и напоследок, хочу с вами поделиться методом, который очень результативен, в случае, если кто-то из участников совещания себя агрессивно или нервно ведет: Задавайте вопросы! «Вопросами» вы заставляете человека думать, подключается мыслительный процесс и накал эмоций стремительно снижается.

 

Попробуйте, все проверено на практике!

 

С уважением, Марина Талпа

 

X

Обратная связь

Введите ваше ФИО:
Введите контактный номер телефона:
 
X

Обратная связь

Введите ваше ФИО:
Введите ваш email:
Ваш вопрос: